✨Năng Lực Truyền Đạt – Làm Chủ Năng Lực “Nói”, “Viết”, “Nghe” Sẽ Quyết Định Sự Thành Công Trong Công Việc Của Bạn

Ikegami Akira là một nhà báo, người dẫn chương trình truyền hình nổi tiếng của Nhật Bản. Ông dẫn nhiều chương trình , nhưng gắn bó lâu nhất (11 năm) với chương trình: “Tin tức hàng tuần dành cho trẻ em” là chương trình truyền hình tổng hợp của đài NHK có mục đích giải thích các tin tức hàng ngày sao cho chúng thật dễ hiểu đối với trẻ em. Chương trình này bắt đầu từ năm 1994 và hiện nay vẫn được phát sóng trực tiếp vào thứ bảy hằng tuần. Khi dẫn trương trình này ông mới nhận ra năng lực truyền đạt của mình còn hạn chế. Bởi NHK sẽ dùng bản thảo những tin tức phát đi dành cho người lớn để viết lại cho trẻ em. Trước khi phát sóng, người ta sẽ đọc cho các em nghe. Nếu như các em nói là “không hiểu” thì tin tức sẽ được viết lại cho đến khi các em hiểu. Đến lúc này, Ikegami Akira nhận ra điều mà người lớn hiểu và coi là “thường thức” thì với trẻ em lại không hiểu. Làm thế nào để truyền đạt thật dễ hiểu tới trẻ em những sự kiện, sự cố đang xảy ra trong xã hội? Đấy là công việc không dễ dàng chút nào nếu không muốn nói là vất vả. Từ đó ông không ngừng học hỏi và nghi chép lại cách thức để diễn đạt làm sao để thuyết phục được nhiều đối tượng khác nhau.

Ông xuất bản rất nhiều đầu sách bán chạy tại Nhật. Năng lực truyền đạt là cuốn sách bán chạy liên tục từ khi phát hành từ năm 2007 đến nay và đã bán được 2 triệu bản tại Nhật Bản.

Năng lực giao tiếp đang trở thành vấn đề đặt ra đối với con người hiện đại. Mặt khác, trao đổi thương mại, hội nghị, các buổi gặp gỡ, thuyết trình, viết các bản kế hoạch, báo cáo, đàm phán bằng điện thoại, liên lạc bằng email, fax, thư… những cơ hội truyền đạt đến người khác, giao tiếp với người khác đang tăng lên. Vì vậy, năng lực truyền đạt của mỗi người có ảnh hưởng tới sự thành công của mỗi cá nhân là điều đã trở nên phổ biến. “Truyền đạt” trong cuốn sách này bao gồm cả “nói” và “viết”.

Lắng “nghe” cũng là một bộ phận của “truyền đạt”. Bởi vì việc gật gù tán thưởng, trả lời, nhìn vào mắt người nói hay trái lại là né tránh ánh mắt ấy cũng là các hành vi “truyền đạt” đến người đối diện điều gì đó. Khi tư duy như vậy, hành vi “nói”, “viết”, “nghe” chính là “giao tiếp Có thể nói “năng lực truyền đạt” đã trở thành năng lực bắt buộc đối với người hiện đại nhất là những người làm kinh tế.

Cuốn sách này viết về cách thức nâng cao “năng lực truyền đạt” tập trung vào những người làm kinh tế (doanh nhân).

Nhà xuất bản Phụ Nữ Việt Nam xin trân trọng giới thiệu.

MỤC LỤC

Lời nói đầu

Chương 1. Nuôi dưỡng “năng lực truyền đạt”

1. Có thể giải thích “Ngân hàng Nhật Bản” là gì không?

2. Để giải thích vấn đề một cách dễ hiểu cần hiểu nó một cách sâu sắc

3. Sách giáo khoa rất khó hiểu

4. Trước tiền là “biết chuyện bản thân mình không biết”

5. Nếu không khiêm tốn sẽ không thể nhìn ra bản chất của sự vật, sự việc

6. Năng lực lựa chọn thông tin

7. Những người tự tôn quá sẽ không trưởng thành

8. Hỏi chỉ xấu hổ nhất thời, không hỏi thì xấu hổ cả đời

9. Để trở thành “người biết lắng nghe”

10. Bí quyết để được công chúng yêu mến của Irohara (nhóm nhạc V6) và Kokubun (nhóm nhạc TOKIO)

11. Không nên chỉ nói về bản thân

12. Khi thuyết trình hãy quan sát và chú ý đến biểu cảm của người đối diện

Chương 2. Lôi cuốn người đối diện

13. Năng lực “nắm bắt” được học hỏi từ điện ảnh và các bài báo dài kì

14. “Cựu tổng thống kế nghiệm của Gore”

15. Kinh tế hồi phục là nhờ vào nội các Koizumi?

16. Nếu có 10 giây thì có thể nói tương đối nhiều chuyện

17. “Phá bỏ khuôn mẫu” chính vì đã có khuôn mẫu

18. Cân nhắc điều gì nên nói và điều gì không

19. Khi nói hãy luôn giao tiếp bằng mắt với từng người trong cuộc họp

Chương 3. Giao tiếp một cách trôi chảy

20. Quản trị rủi ro của “Bakusho Mondai”

21. Trong lời nói đó có “cảm xúc” không?

22. Lý do những lời nói cay độc của Ayanokoji và Dokumamushi được tiếp nhận

23. Những điểm có vấn đề trong “phát ngôn của Murakami Yoshiaki”

24. Có người thành công được yêu mến, có người thành công bị căm ghét

25. Lời nói xấu nên dừng ở mức độ có thể nói trước mặt

26. Khi trách mắng thì “một đối một” là nguyên tắc cơ bản

27. Khi khen nên khen “trước mặt mọi người”

28. Bằng việc “lắng nghe” cũng có thể “truyền đạt” được

29. “Yêu” ,“ghét” không cần lý do thực tế vẫn tồn tại.

30. Lời xin lỗi sẽ là cách quản lý rủi ro đầy khôn ngoan

31. Điều quan trọng khi nói lời phàn nàn

32. Để nói “lời phàn nàn mang lại kết quả”.

33. Phương pháp ứng phó với điện thoại phàn nàn

Một số đoạn trích

24. (5) Có người thành công được yêu mến, có người thành công bị căm ghét

Ở Nhật có một thứ tội gọi là “Tội ghét cái thái độ”.

Cái này không hề vi phạm pháp luật nhưng nó tạo ra cảm giác, bầu không khí “có cái gì đó thật khó chịu” ở nhiều người.

Khi Murakami nói “Tôi đã thu được không biết bao nhiêu…” anh ta đã phạm vào “Tội ghét cái thái độ”. Hơn nữa còn là tội “cố đấm ăn xôi” . Có nghĩa là “cố đấm ăn xôi thật là đáng ghét”.

Đây không phải là chuyện logic mà đây là cảm xúc của người dân.

Ví dụ như cho dù không vi phạm pháp luật đi nữa nhưng những người, hành vi bị nghĩ là có vấn đề cũng sẽ vẫn bị chỉ trích.

Xu hướng như thế luôn hiện diện ở Nhật Bản.

Để không bị truy cứu tội “ghét cái thái độ” thì Murakami phải làm gì?

Hay đúng hơn là làm thế nào để giành được nhiều cảm tình hơn nữa và kế thừa được dòng chảy trước đó khi cảm tình đang lên?

Ví dụ như tôi nghĩ nếu là lời nói sau thì sẽ tốt hơn.

“Tôi là người làm công việc giữ và làm gia tăng số tiền quý báu của mọi người. Trong quá trình đó tôi tiến hành đầu tư một cách có ý nghĩa và qua đó giúp cho nền kinh tế Nhật Bản tốt hơn. Tôi đã tự hào là bằng việc sử dụng tốt nguồn vốn đã góp phần nhỏ bé vào việc vực dậy công ty đã mất đi sinh khí và mong muốn từ giờ trở đi vẫn tiếp tục làm như thế”.

Trước tiên là nói để làm cho người khác hiểu về giá trị tồn tại về mặt xã hội của công ty mình.

Sau đó thì có thể nói:

“Đối với chuyện đụng chạm tới pháp luật đã xảy ra tôi chân thành nhận và đón nhận và phản tỉnh. Tôi sẽ không để xảy ra chuyện đó một lần nữa. Ngoài ra, tôi sẽ chịu trách nhiệm với tư cách là người điều hành và từ chức chủ tịch quỹ”. … Nếu như thể hiện rõ trách nhiệm cá nhân sau khi đã công nhận lỗi lầm của bản thân thì các nhà báo sẽ khó có thể dồn ép.

Nếu như là Mĩ thì Murakami sẽ không cần phải có thái độ như thế. Bởi vì ở Mĩ “Người kiếm được nhiều tiền là người giỏi”.

Đấy là xã hội mà nếu như “kiếm được thật nhiều tiền” thì người ta sẽ vỗ tay rào rào tán thưởng.

Tuy nhiên, Nhật Bản thì khác. Nếu như có người kiếm được nhiều tiền thì đa số người Nhật sẽ có hai kiểu phản ứng.

Một kiểu là “thật là ghen tị”.

Điều này ở ý nghĩa nào đó là lành mạnh vì bối cảnh phía sau của nó là bản thân người đó cũng muốn trở nên giàu có và nó cũng có liên quan đến tư thế “mình sẽ cố gắng”.

Vấn đề nằm ở cách phản ứng thứ hai. Đó là “Quá bất công”

“Quái lạ, thằng cha ấy thế mà cứ kiếm suốt, gặt suốt vậy. Quá bất công”

Người ta nghĩ như thế và có ý định hất cẳng người kia.

Đây có thể nói là sự đố kị.

Đây chắc chắn không phải là sự ứng xử hay. Tôi rất ghét thái độ này nhưng đấy là cảm giác mà ít nhiều có ở người Nhật.

Ở xã hội còn có mặt nào đó là “xã hội đố kị” như Nhật Bản thì cho dù mọi thứ có trôi chảy thế nào đi nữa, việc thận trọng không lớn tiếng nói về điều đó sẽ là một sự khôn ngoan.

Tương tự, có những người cho dù có thành tựu ưu tú, sự nghiệp thành công nhưng lại bị xa lánh không như những người được yêu quý.

Tôi cho rằng sự khác biệt này là nằm ở sự có hay không có sự khiêm tốn hay sự tồn tại khác biệt về trình độ.

Những người được yêu mến cho dù có được thành quả từ nỗ lực phi thường đi nữa thì cũng vẫn là những người có tư thế, thái độ khiêm tốn kiểu “Nhờ ơn mọi người mà tôi có được ngày nay”.

Trái lại, những người bị xa lánh là những người biểu hiện thái độ kiểu “Tôi có ngày nay là nhờ tài năng của mình. Thế nào, có thấy tôi tuyệt vời không?”.

Con người là động vật có tính xã hội. Đằng sau sự thành công chắc chắn có sự hợp tác của nhiều người. Một khi còn là thành viên của xã hội thì tinh thần “nhờ ơn mọi người” là cần thiết.

25. (6) Lời nói xấu nên dừng ở mức độ có thể nói trước mặt

Cho dù có nghĩ rằng phần đóng góp đến từ năng lực, nỗ lực của mình lớn đi nữa thì khi nói ra mồm điều đó cũng sẽ chuốc lấy sự phản cảm của xã hội. Cho dù thật tâm có nghĩ như vậy thì tùy theo thời gian, địa điểm mà sự cân bằng giữa ý nghĩ và những gì thể hiện ra trước công chúng sẽ trở nên quan trọng.

Đặc biệt ở những nơi có tính chất công cộng như buổi họp báo càng cần phải cân nhắc đến điều đó. Xét ở ý nghĩa đó mà nói thì cũng có thể Murakami đã nói quá mức cần thiết về ý nghĩ thật trong lòng mình.

Trái lại, chẳng có gì chán hơn là cách nói rào đón. Ví dụ như cuộc họp báo của giới quan liêu.

Ở đây từ đầu đến cuối toàn là những lời rào đón không có thứ gì khác. Vì thế mà người ta sẽ luôn muốn nói xen vào “Chuyện các anh nói có thể hiểu được nhưng mà nó khác với ý nghĩ thật của các anh phải không?”.

Trong trường hợp phải lấy sự rào đón làm trung tâm nếu như đưa vào chút ít ý nghĩ thật thì đôi khi sẽ giành được cảm tình của người nghe. Ở nơi trang trọng mà lại tạo ra bầu không khí có chút gì đó dân dã thì phía người nghe có thể thấy được chút ít đời thường ở người đó và tạo ra cảm giác gần gũi.

Khi nói về cảm tình thì việc không nói những lời nói xấu sau lưng cũng rất quan trọng.

Ví dụ như trong trường hợp có nhiều người tụ tập để nói chuyện, nếu có một người nào đó đi vào nhà vệ sinh lập tức chủ đề câu chuyện bỗng quay sang người đó và có khi sẽ xuất hiện những lời nói xấu sau lưng.

Trong trường hợp đó, tôi sẽ cố ý nói với người vừa trở thành chủ đề câu chuyện đó khi người đó quay lại “Thực ra thì vừa nãy khi cậu vắng mặt, chúng tớ có nói xấu về cậu đấy”. Bởi vì những lời nói xấu về người khác khi họ không có mặt ở đó sẽ trở thành lời nói xấu sau lưng. Cũng có khi tôi sẽ bị cả người bị nói xấu và người nói xấu nói là “gớm thật” nhưng bằng việc truyền đạt điều đó tới người bị nhắc tới sẽ tạo ra ở họ sự tin cậy nào đó.

Nếu nhìn ở góc độ ngược lại thì việc nói xấu chỉ nên dừng lại ở mức độ có thể nói được khi đối diện với chính người nghe.

Hay nhất là không bao giờ nói xấu chuyện gì nhưng phàm đã là con người thì thế nào cũng phải có lúc tức giận hay bất mãn. Một khi không là thánh nhân quân tử thì việc không bao giờ nói xấu ai rất có thể sẽ là điều bất khả.

Vì vậy, với tư cách như là một đường biên hiện thực, trong trường hợp nói xấu hãy chỉ dừng lại ở mức có thể nói trước mặt người được nhắc tới. Khi làm được như vậy chắc chắn sẽ giữ được phẩm cách tối thiểu của con người và xây dựng được mối quan hệ tin cậy với người khác.

27. (8) Khi khen nên khen “trước mặt mọi người”

Một điều nữa rất quan trọng khi trách mắng là việc “khen trước khi trách mắng”.

Cũng có người sẽ nghĩ “Tại sao lại khen khi mà muốn trách mắng vì người đó đã làm sai, đã tỏ ra không có động lực?” nhưng xét cho cùng thì bất cứ ai cũng có một vài điểm tốt nào đó.

Nếu như lấy lý do xung quanh không có ai để đột nhiên trách mắng ai đó thì người ấy sẽ không cảm thấy thoải mái và có thể sẽ phản kháng. Vì vậy, về mặt nguyên tắc phải “khen trước”. Việc trách mắng hãy để sau.

Ví dụ như, hãy suy nghĩ về trường hợp sau. Giả sử như bạn là người bị nhắc nhở, bạn sẽ có cảm giác như thế nào.

“Tôi nghĩ anh là người đi làm đến công ty sớm nhất và luôn là việc với sự say mê. Tuy nhiên, chuyện anh ứng xử với công ty Y hôm trước là không thể chấp nhận. Chuyện phía họ tỏ ra khó chịu là đương nhiên. Anh nên thận trọng hơn trong cách giao tiếp với khách hàng”. Bạn cảm thấy thế nào?

Có phải là bạn đã chân thành muốn lắng nghe vì người đó đã đánh giá tốt về bạn và không nói như tát nước vào mặt?

Tiếp theo, bạn thấy cách nói sau thế nào?

“Này cậu, thái độ làm việc của cậu với ông ty Y ngày hôm trước là không chấp nhận được. Chuyện phía họ tỏ ra khó chịu là đương nhiên. Anh phải ứng xử thận trọng hơn nữa trong giao tiếp. Thật tiếc khi tôi biết anh là người luôn đến công ty sớm nhất và luôn cố gắng”.

Cho dù ở phần sau cũng nói những lời an ủi nhưng cũng có thể người bị nói sẽ phản kháng vì họ nghĩ bản thân họ đã bị mắng như tát nước vào mặt. Từ ngữ an ủi khi đặt ở phần phía sau rất có thể sẽ khiến người ta nghe giống như là cố ý đóng kịch.

Cho dù nội dung nói ra là như nhau nhưng do tâm lý của con người là thứ rất bí ẩn cho nên khi lấy sự công nhận làm mục đích để nhắc nhở thì người nghe sẽ cảm thấy thuyết phục và lắng nghe.

Tuy nhiên, nếu như ngay từ đầu đã bị phủ nhận, bị trách mắng thì rất có thể sẽ khiến cho người đó đi đến tự biện hộ cho bản thân hoặc lấy lý do này khác kiểu “người ta lúc nào chẳng cố gắng thế mà chỉ tìm thấy có tí lỗi thôi đã cáu” và kết quả cuối cùng là sự nhắc nhở đó không truyền tải được đến người nghe.

Tóm lại việc trách mắng, nhắc nhở trên cơ sở thừa nhận và tôn trọng đối phương là điều quan trọng.

Ngoài ra, trái ngược lại với khi trách mắng, khi khen việc khen trước mặt người khác là nguyên tắc cơ bản.

Nên nói to những điều như thế này trước mặt người khác:

“Này anh, anh quả là người luôn cố gắng. Thành tích của anh mỗi ngày một cao, tôi lại thường được nghe lời khen từ giám đốc công ty K rằng “Anh X ở công ty của ông luôn tư vấn cho tôi thật chu đáo và luôn trả lời nhanh chóng, chính xác các câu hỏi của tôi”. Thật là mát mặt quá. Sau này anh cứ thế phát huy nhé!”

Đương nhiên, người được nhắc đến cũng sẽ vui sướng và cảm thấy tự hào.

Đồng thời, những người xung quanh cũng sẽ có tâm trạng “Được rồi, mình cũng sẽ cố gắng”.

28. (9) Bằng việc “lắng nghe” cũng có thể “truyền đạt” được

Những lời nói xấu, nói xấu sau lưng đương nhiên cũng là thứ cần phải chú ý trong chuyện làm ăn. Doanh nhân tuyệt đối không được nói xấu hay nhắc đến những lời đồn đại về công ty bên ngoài trước mặt khách hàng.

Chuyện dưới đây xảy ra khi tôi vừa lái xe đến của hàng bán xe vừa băn khoăn không biết có nên mua xe ô tô hay khô

Trong lúc tôi còn đang đắn đo xem có nên mua chiếc xe ô tô mình thích hay không thì một nhân viên kinh doanh tới bắt chuyện: “Ông X hay lên tivi hôm trước đã mua chiếc xe từ tôi đấy”.

Cũng không rõ anh ta có nhận ra tôi là người xuất hiện trên truyền hình hay không nhưng có lẽ ý anh ta muốn nói đây là chiếc xe tốt vì cỡ như ông X, một người nổi tiếng cũng mua cơ mà.

Tuy nhiên, tôi lại có cảm giác khó chịu.

“Cái anh chàng này chắc hay kể chuyện khách mua hàng cho người này người kia đây. Nếu như mình mua chiếc xe này thì cũng có thể rồi anh ta lại kể “ông Ikegami Akira cũng mua chiếc xe này đấy” cũng nên. Đừng có mà nói này nọ về tôi khi mà tôi không biết”.

Nghĩ như thế, tôi đã quyết định không mua xe ở cửa hàng đó nữa.

Là một người làm kinh doanh muốn có được sự tin cậy thì cần phải biết giữ gìn lời nói. Ví dụ như, người của công ty khách hàng nói thế này: “Anh cũng đảm nhận cả công việc … nữa phải không? Giám đốc ở chỗ đó toàn nói những chuyện không tưởng, quá mệt”.

Trong trường hợp đó, nếu như bạn nói “Đúng thế thật. Thật là mệt với ông giám đốc đó. Thật ra thì hôm trước tôi đã…” thì bạn đã mất đi tư cách của doanh nhân. Cũng có thể bạn sẽ mất luôn cả sự tín nhiệm từ phía người khách kia.

Thực tế, cho dù trong lòng bạn không thật sự thấy thoải mái đi nữa thì cũng chỉ nên đáp lại ở mức độ: “Không không, làm gì có chuyện đó đâu” hay “Tôi cũng được ông ấy giúp đỡ luôn”. Nếu không thì bạn có thể mỉm cười rồi lảng sang chuyện khác cũng không sao. Khi thấy bạn phản ứng như vậy, người khách kia sẽ nghĩ “Thằng cha này kiệm lời thật, hắn chẳng nói xấu khách hàng lời nào” và sẽ tin cậy bạn.